Indhold

• Trin
• Fællesskabs spørgsmål og svar
• Tips

Andre sektioner

Hvis du løber tør for plads i din IBM Notes-e-mail, men ikke er klar til at slette e-mails, skal du overveje at arkivere dem. Arkivering af e-mails betyder at kopiere meddelelser til en anden placering på din computer. Lær hvordan du arkiverer IBM Notes for at frigøre plads på din konto, mens du gemmer de originale e-mails. Det hjælper også din computer og software med at køre med høj ydeevne.

Trin

1. 

   Begræns din e-mail-filstørrelse. Hold din e-mail-filstørrelse mindre end 500 MB. (Nogle organisationer kan kræve en strengere begrænsning, såsom 200 MB.)
   • Tjek din datastørrelse ved at gå til File, Database, Properties. I Lotus 8 skal du gå til File, Applications, Properties.
   • Klik på fanen "i". Nummeret efter "Diskplads" er, hvor mange data du i øjeblikket har på IBM Notes.

2. 

   
   
   Lær din organisations forudbestemte indstillinger. Hvis du bruger IBM Notes til skole eller arbejde, er der muligvis allerede arkivindstillinger på plads. Dette hjælper organisationer med at kontrollere mængden af ​​e-mails pr. Bruger såvel som den generelle ydeevne for computere i organisationen. Hvis arkivindstillinger allerede er oprettet, skal du tale med dit tekniske systems personale for at se, om de kan ændres.

3. 

   
   
   Bestem dine ønskede arkivindstillinger. Du kan arkivere alle IBM Notes-e-mails eller vælge specifikke. Du bliver også nødt til at beslutte, hvor ofte du vil have, at IBM Notes arkiveres.
   • Åbn det relevante program (Mail).
   • Gå til Handlinger, Arkiv, Indstillinger.
   • Gå til fanen Kriterier, og sørg for, at "Standard for sidst ændret" er valgt.
   • Klik på "ok" for at gemme ændringer.
   • Sørg for, at kriterierne er aktiveret.

4. 

   
   
   Planlæg automatiske arkiver. Planlægning af automatiske arkiver sikrer, at du arkiverer regelmæssigt og konsekvent. Det sparer dig også tid.
   • Åbn det relevante program (Mail).
   • Gå til Handlinger, Arkiv, Indstillinger.
   • Gå til fanen Tidsplan. Sørg for, at "Planlæg arkivering" er valgt.
   • Vælg det passende tidspunkt og den dag, du vil have din computer til at arkivere dine filer.

5. 

   Arkiver IBM Notes manuelt. Selvom du planlægger automatisk arkivering, kan du stadig arkivere manuelt til enhver tid.
   • Åbn det relevante program (Mail).
   • Åbn den mail eller mappe, du vil arkivere.
   • Gå til handlinger, arkiv, arkiv nu.
   • Klik på Ja for at arkivere i henhold til dine forudbestemte indstillinger.

6. 

   Arkiver ved hjælp af træk og slip-metoden. Dette er simpelthen en anden måde at arkivere IBM Notes manuelt på.
   • Åbn det relevante program (Mail).
   • Åbn den mail eller mappe, du vil arkivere.
   • Vælg den eller de relevante meddelelser.
   • Træk beskeden (e) til det ønskede arkiv i din navigationsrude.

7. 

   Se arkiverede meddelelser. Selvom du har arkiveret en e-mail, skal du muligvis stadig have adgang til den fra tid til anden. Din arkivfil efterligner de mapper, du har oprettet på din IBM Notes-konto. Alt forbliver organiseret, som du har designet det til.
   • Åbn det relevante program (Mail).
   • Klik på Arkiver i din navigationsrude.
   • Vælg det relevante arkiv (dvs. standard for sidst ændret).

Fællesskabs spørgsmål og svar

Tips

• Sikkerhedskopier vigtige e-mails. Hvis du har vigtige e-mails i IBM Notes, skal du sørge for at kopiere dem til et andet sted, f.eks. En CD eller DVD. Dette giver dig en ekstra kopi, hvis der sker noget med serveren eller kopien, der er gemt på din pc.
• Slet gamle og unødvendige meddelelser, især hvis de indeholder vedhæftede filer. Dette hjælper også med at mindske din datastørrelse og hjælpe din computers ydeevne.