Indhold

• Steps
• Tips

En databasekundepost kan eliminere en stor mængde papir i en virksomhed og tilbyde en enkelt lagerplads til værdifuld kundeinformation, der kan bruges af salgsteams, kundesupport og endda regnskab. Selvom det er muligt at købe software, der leverer grundlæggende formater til denne type database, med viden om nogle principper om form og funktion, kan der oprettes tilpassede databaser.

Steps

1. 

   Køb software til oprettelse af database. Vælg et produkt, der er kompatibelt med tekstredigerere og andre applikationer, der bruges i virksomheden. Dette vil gøre det lettere at importere eller eksportere data fra andre kilder og undgå behovet for at indsætte en enorm mængde information i den nyligt oprettede database.

2. 

   
   
   Bestem den type information, der skal gemmes i databasen. De fleste designs vil omfatte oplysninger såsom firmanavn, kontakt-e-mail, fysisk adresse, kontaktnavn, telefon- og faxnumre og e-mail-adresser. Yderligere data såsom information om aftalevilkår, priser og noter vedrørende ventende opgaver, der er forbundet med kunden, er ofte inkluderet i de oplysninger, der er gemt og vedligeholdt af denne type elektroniske ressource.

3. 

   
   
   Overvej de mulige anvendelser af databasen. Ud over at tilbyde et centraliseringsværktøj, hvorfra vigtige data kan konsulteres, skal du også tænke over, hvilke typer rapporter der kan oprettes med dataene, eller om databasen kan bruges som en ressource til oprettelse af adresselister. , etiketter eller endda lister, der skal bruges i faxoverførsel. At tænke på disse oplysninger vil hjælpe med at bestemme, hvordan man navngiver hvert af de felter, der vil gemme dataene, og letter processen med at udarbejde rapportformater, der vil blive fodret med felterne.

4. 

   
   
   Organiser felterne. Opret et simpelt mønster, der følger en logisk sekvens til indtastning af navne, adresser og andre kontaktoplysninger. På denne måde vil det være lettere at bevæge sig fra det ene felt til det andet med et minimum af afbrydelse og gennemføre registreringen af ​​en ny kunde inden for en rimelig periode.

5. 

   Konfigurer tilladelser for hvert felt. Denne opgave inkluderer identificering af, hvilke felter der skal inkluderes i rapporterne, samt hvilke der vil tjene som grundlag for søgning eller klassificering af poster i databasen. Den korrekte tildeling af tilladelser for hvert felt fremskynder høringen af ​​de korrekte oplysninger, når og efter behov.

6. 

   Forbered rapporterne. Nogle grundlæggende formater, der ofte kan bruges, vil være tilstrækkelige, selvom nogle brugergrupper måske har tilladelse til at oprette tilpassede rapporter, der indeholder felter, der er relevante for brugerens jobrolle, samt niveauet for adgang til kundeoplysninger.

7. 

   Opret loginoplysninger og adgangsrettigheder. En funktionel kundedatabase inkluderer muligheden for at oprette loginoplysninger, der kun giver adgang til information til autoriserede medarbejdere. Ved at gå et skridt videre sikrer udpegningen af ​​forskellige niveauer af adgang, at hver bruger kan se, ændre og indsætte kun oplysninger, der er relevante for deres rolle, og ikke kan se eksklusive oplysninger fra et andet team.

8. 

   Gennemgå og test databasen, før du implementerer den. Prøv at bruge en betaversion med en lille gruppe medarbejdere for at sikre dig, at hver rolle fungerer som planlagt. Brug resultaterne af denne gruppe til at rette eventuelle problemer med ydeevne, format og tilgængelighed. Når alle problemer er identificeret og løst, kan den endelige version distribueres til hele virksomheden.

Tips

• Design databasedesignet, så der er plads til at tilføje felter og funktioner i henhold til virksomhedens skiftende behov. Det vil således være muligt at fortsætte med at bruge produktet i flere år uden at skulle erstatte det med en mere robust.
• Det er almindeligt, at en ny kundedatabase kræver en forlænget udviklingstid. Selv ved anvendelse af applikationer, der letter udførelsen af ​​forskellige opgaver, kan det tage uger at nå det ideelle format.