Indhold

• Trin

Skrivning af invitationer kan være en stressende del af planlægningen og tilrettelæggelsen af ​​en begivenhed. Men hvis du bruger lidt mere tid på gæstelisten, og hvis du vælger det rigtige kommunikationsmedium, personliggør invitationer og indsamler svar, kan du sende invitationer hurtigt og nemt og overvåge den voksende gæsteliste.

Trin

Del 1 af 3: Oprettelse af gæstelisten

1. 

   Lav en grundlæggende liste. En sådan liste bør omfatte alle de mennesker, der ikke kan gå glip af begivenheden, såsom den nærmeste familie og deres bedste venner. Hvis det er en professionel begivenhed, skal du medtage forretningspartnere på listen. Afgangsfester eller andre akademiske fester kan også omfatte foretrukne mentorer og lærere. Bryllupper og andre begivenheder med flere værter skal tage højde for de mennesker, der er vigtige for hver vært.

2. 

   
   
   Inkluder andre venner og familie. Når du er færdig med basislisten, skal du sammenligne den med det maksimale antal personer, du kan invitere til festen eller begivenheden. På det tidspunkt kan du begynde at tilføje andre familiemedlemmer og ikke så tætte venner. Hvis du ender med at have færre personer end det maksimalt tilladte, er der ikke noget problem, men prøv ikke at overskride dette antal.

3. 

   
   
   Tænk på aggregater. Hvis du vil give gæster mulighed for at bringe en anden til festen, skal du tage dette nummer i betragtning, når du bestemmer den endelige liste. Derudover skal du medtage invitationens parametre. For eksempel, hvis du ikke vil medtage børn i arrangementet, skal du skrive høfligt og minde gæsterne om, at de ikke skal bringe andre mennesker under en bestemt alder.
   • Du kan skrive noget som: “Mr. João Almeida og hans familie er hjerteligt inviteret til vores bryllupsreception. Vi beder om, at alle gæster er over 18 år ”.

4. 

   
   
   Gennemgå listen. Det er vigtigt ikke at udelade nogen. Bed en ven eller et familiemedlem om at gennemgå listen med dig og komme med forslag til tilføjelse eller sletning af nogen. Husk altid det maksimale antal gæster og undgå at invitere for mange mennesker. Men hvis du tror, ​​at nogle gæster ikke kan deltage, skal du invitere et par flere mennesker.
   • Hvis du er bekymret for aflysninger, så prøv at sende en del af invitationerne tidligt. Send derefter en anden runde af invitationer, hvis mange mennesker ikke er i stand til at deltage.

Del 2 af 3: Oprettelse af invitationer

1. 

   Lav dine egne invitationer. Du kan bruge Microsoft Word, Adobe-programmer eller anden designsoftware. Hvis du har smuk håndskrift, kan du også skrive alt i hånden. Brug papir af god kvalitet med tekstur af pap eller noget mere interessant.
   • En anden mulighed er at oprette flere lag i invitationer. Start med en udskrift i kortstørrelse, og tilføj et stykke farvet pap lidt større end bagsiden. Brug lim eller dobbeltsidet tape.
   • Hvis du vil personalisere og spare tid, skal du bruge brugerdefinerede frimærker.Du kan omdanne et personlig skrot eller foto til et stempel og hurtigt replikere hvert kort til gæsterne.

2. 

   Køb personlige invitationer for at spare tid sammenlignet med DIY. Priserne varierer meget afhængigt af stil, papirtype, farve eller sort / hvid-udskrivning og andre variabler, så få en idé om, hvordan du vil have invitationen til at få et nøjagtigt tilbud.
   • Der er flere stationere og kontorartikler, der udskriver personlige invitationer.
   • Du kan også finde flere websteder, der foretager denne type invitationer.

3. 

   Foretag elektroniske invitationer. Hvis dine gæster er mere moderne, eller hvis din begivenhed er mindre formel, har du mulighed for at bruge flere apps til at invitere folk lettere og hurtigere via e-mail eller sociale medier. De fleste programmer giver dig mulighed for at inkludere dine egne designs eller bruge en standardskabelon til at lette invitationen. Ud over at fremskynde designoprettelsesprocessen, vil du også være i stand til straks at sende via en digital fil og modtage svaret hurtigere, hvilket er en god ide for dem, der har en kortere deadline.

4. 

   Skriv noget meget modtageligt. Medtag begivenheden, datoen, placeringen og tidspunktet for begivenheden. Det er også vigtigt at fortælle gæsterne, om de kan medbringe andre mennesker. Bed også om et svar ved hjælp af et vedhæftet kort, e-mail-adresse, applikation eller telefon afhængigt af dine præferencer. Hold invitationen kort og venlig, men inkluder høflige anmodninger såsom: "Venligst deltag" eller "Vi anmoder om dit deltagelse", så gæsterne føler sig velkomne.
   • Skriv for eksempel noget som: “Kom venligst til min fødselsdagsfest. Arrangementet finder sted den 16. oktober hjemme hos mig. Festen vil være fra kl. 15 til kl. 14.30. Svar venligst ved hjælp af kortet, min e-mail eller ved at ringe til mig ”.
   • Du skal også medtage specielle anvisninger til dit arrangement eller andre instruktioner, såsom kostume eller anden relevant information.

5. 

   Brug den korrekte nomenklatur for gæst. Det vigtigste er intentionen, og din er at vise gæsterne respekt, så gør en indsats for at huske og inkludere disse detaljer. Hvis du inviterer en enlig, ugift kvinde, skal du bruge "Miss" eller "Ms.", eller hvis invitationen er til en enlig mand, skal du bruge "Mr.". For et gift par skal du bruge “Mr.” og "fru". Ting kan dog blive mere komplicerede, hvis du inviterer venner eller familie med specielle titler, såsom "Dr." eller en anden vigtig titel.
   • Hvis du bruger den forkerte nomenklatur i en invitation, skal du undskylde telefonisk, personligt eller skriftligt. Dette er en god måde at indløse dig selv på gaffe.

6. 

   Inkluder modtageren og returadressen. I det øverste venstre hjørne af konvolutten skal du medtage dit navn, gade, by, stat og postnummer. I midten skal du skrive de samme oplysninger som gæst. Du kan også sende dine kontaktoplysninger i invitationen eller på svarkortet. Således, hvis gæsten mister konvolutten, vil han stadig have adgang til dine oplysninger.

7. 

   Underskriv høfligt. Din sidste sætning og underskrift skal vælges i henhold til publikum. For eksempel, hvis du inviterer din chef, er en høflig "tankevækkende" den bedste måde at sige farvel på. Hvis det er for dine forældre, skriv "med kærlighed". Dette er en god mulighed for at give dine invitationer et hurtigt og let personligt præg.
   • Brug en indvendig vittighed for at gøre invitationen mere personlig. For eksempel: “Tak for altid at købe en drink til mig, Roberto”. Dette er en meget personlig besked, som du kan skrive til en kollegiums værelseskammerat på din bryllupsinvitation. Men ved, at det ikke vil være meget passende at skrive dette til dine forældre.

8. 

   Dekorer invitationer. Du kan finde en bred vifte af enkle dekorative genstande, såsom kanter og mere komplicerede, såsom vinstokke, roser og græskar. Hvis du har en ven eller slægtning, der er kunstner, så bed dem om at personalisere din invitation. Dette er også en anden mulighed for at inkludere din personlige stil, når du laver. Husk dog, at designet skal matche arrangementets stil. For eksempel kan et kranium og krydsede knogler være rart til en Halloween-festinvitation, men det ser ikke godt ud på din bryllupsinvitation.

Del 3 af 3: Indsamling af svaret

1. 

   Overvåg svar manuelt. Hvis du har bedt gæsterne om at svare ved hjælp af et kort, du har inkluderet i invitationen eller telefonisk, kan det være lettere at oprette en manuel liste over svar. Det kan være så simpelt som en udskrevet liste over gæster med visumskilte, der angiver tilstedeværelse eller et "X", der angiver fravær. En anden mulighed er at oprette et mere avanceret overvågningssystem ved hjælp af et Excel-regneark med det samlede antal bekræftelser, ekstra gæster, antallet af voksne eller børn, typen af ​​skål og andre forudbestemte faktorer.

2. 

   Brug et virtuelt system. Hvis du har besluttet, at digitale invitationer er den bedste løsning til din begivenhed, har du sandsynligvis adgang til et overvågningsprogram for svar og bekræftelse. Dette er en af ​​grundene til, at folk vælger elektroniske invitationer. Men hvis du har sendt traditionelle papirinvitationer, er det stadig muligt at overføre gæstelisten og informationen til digitale overvågningssystemer for at kontrollere processen. Der er flere ressourcer på internettet, der er billige eller gratis.

3. 

   Forbered dig på det passende antal gæster. Når du har en god idé om antallet af gæster, der kan deltage i arrangementet, skal du sørge for, at mødestedet, buffeten og andre overnatningssteder imødekommer de tilstedeværendes behov. Dobbelttjek antallet af måltider, du bestilte, den maksimale belægning af stedet og andre faktorer for at give en god oplevelse for alle tilstedeværende.

4. 

   Send takkort. Det betyder ikke noget, om du har modtaget gaver fra gæster eller ej, det er vigtigt at vise, at du er taknemmelig for, at de har føjet din begivenhed til deres kalender. Brug en liste med underskrifter, eller bed nogen blive ved døren for at overvåge, hvem der deltog. Send derefter takkort.
   • Kortet kan indeholde en besked så enkel som: "Tak fordi du kom til min fødselsdagsfest!"
   • Hvis du har modtaget en gave, skal du medtage en specifik henvisning på kortet, der siger noget i retning af, ”Mange tak, fordi du kom til min afgangsfest. Jeg ser frem til at bruge det sæt kuglepenne, du gav mig i min fremtidige karriere! ”
   • Ligesom invitationer kan disse kort udskrives digitalt eller traditionelt, afhængigt af din specifikke situation.