Indhold

• Steps

Hvis du har til hensigt at få en erhvervslicens, eller vil ansøge om en eller anden prøve, skal du muligvis skrive et erklæringsbrev for at vise, at du opfylder de nødvendige krav. Du kan have en tidligere medarbejder eller medarbejder, der har brug for at skrive et erklæringsbrev for at ansøge om en ny stilling. Gennem dette brev kan du bekræfte sandheden om en kendsgerning eller noget, du har været vidne til. Erklæringsbrevet skrives normalt på samme måde som et formelt brev i det professionelle miljø.

Steps

Del 1 af 3: Formatering af dit brev

1. 

   Brug eventuelt en overskrift. Især hvis du skriver et professionelt brev, foretrækkes det at bruge din virksomheds brevhoved eller brevpapir. Hvis brevet er personlig, skal du dog ikke bruge din virksomheds brevhoved.
   • Hvis du f.eks. Skriver et erklæringsbrev til en tidligere medarbejder, der har brug for nogen til at attestere dine evner og erfaringer, skal du bruge virksomhedens brevhoved.
   • Hvis du skriver et brev til dig selv, skal du ikke bruge firmaets brevhoved, hvis emnet ikke har noget at gøre med dit arbejde.

2. 

   
   
   Vælg en læsbar skrifttype. Til erklæringsbrevet er det nødvendigt at bruge en mere formel og konservativ skrifttype, såsom Times New Roman. Denne skrifttype er tilgængelig i enhver computerteksteditor.
   • Du kan også bruge en anden standardskrifttype, såsom Arial eller Helvetica.

3. 

   Læg en dato på dit brev. Øverst på dit brev skal indeholde den dato, det blev skrevet. Hvis du ikke ønsker at sende det med det samme, skal du efterlade en plads til at anføre datoen senere. Skriv måneden fuldt ud i stedet for at bruge nummeret.
   • Hvis du bruger en færdiglavet professionel brevskabelon i din teksteditor, er chancen for, at den allerede har datoen som standard.

4. 

   
   
   Medtag modtagerens adresse. Medtag modtagerens fulde navn, hvis du kender det, og personens jobtitel. Hvis du skriver et brev til skolen, firmaet eller rådet, er organisationens navn tilstrækkeligt.
   • Professionelle brevadresser er normalt sammensat af blokke, ligesom du ville skrive på en konvolut. Hvis du bruger en færdiglavet tekstredigeringsskabelon, er chancerne for, at der allerede er et separat adresserum.
   • Hvis du ikke bruger brevhoved, er den første blok i dit brev dit navn og adresse. Indsæt derefter modtagerens navn og adresse.

5. 

   
   
   Sæt et emne. Emnet rapporterer, hvad brevet handler om. Dette er især vigtigt, hvis du ikke har til hensigt at sende brevet til en bestemt person. Den, der åbner brevet, skal vide nøjagtigt, hvad det drejer sig om at sende det til den rigtige person.
   • Emnet vil dybest set være grunden til, at du skriver erklæringsbrevet. Hvis du skriver til en anden, kan du bruge deres navn i emnet. For eksempel kan du skrive "Erklæringsbrev til Sandra Sousa".

6. 

   Opret signaturblokken. Spring over et par linjer, og lad et mellemrum ligge for dit brevs signaturfelt. Formater derefter det område, hvor du skal underskrive. Brug en grundlæggende lukning, såsom "Med venlig hilsen", spring over fire linjer og indtast dit for- og efternavn.
   • Hvis du har til hensigt at genkende en notar, skal du efterlade en plads til anerkendelsesstemplet, som notariaten vil placere på brevet.

Del 2 af 3: Udkast til brevet

1. 

   Kontakt den enkelte eller organisationen korrekt. Det er normalt ikke nødvendigt at skrive "Kære" for at hilse modtageren i et professionelt brev. Indtast bare navnet på den person eller afdeling, der vil modtage brevet.
   • Hvis du f.eks. Skriver et brev for at bekræfte, at du har opfyldt de uddannelsesmæssige krav, der er nødvendige for at få en bestemt licens, kan du adressere brevet til “Licensrådet”, efterfulgt af et komma.
   • Brug det specifikke navn på afdelingen eller rådet, når det er muligt, i stedet for at bruge ”Hvem der måtte være interesseret”.
   • Hvis du skriver et brev på vegne af en anden, f.eks. En tidligere medarbejder, skal du bruge modtagerens navn, hvis det er muligt.

2. 

   Hvis det er relevant, skal du introducere dig selv. Hvis du skriver et brev på vegne af en anden, skal du bruge det første afsnit i dit brev til at forklare, hvem du er. Medtag dit forhold til personen og alle relevante certificeringer, du har.
   • For eksempel, hvis du skriver et brev til en tidligere medarbejder, skal du starte med at beskrive din stilling i virksomheden og angive, hvor længe du har arbejdet sammen.
   • Hvis du skriver brevet til dig selv, er der ingen grund til at introducere - skriv bare dit navn. For eksempel kan du skrive “Jeg, Maria Silva, erklærer, at jeg afsluttede administrationsseminaret i São Paulo, fra 3. til 7. oktober”. For denne type erklæring skal bogstavets krop kun have en eller to sætninger.

3. 

   Identificer den person, du skriver brevet for. Hvis erklæringsbrevet vil blive afgivet på vegne af en person, skal du identificere personen umiddelbart efter at have introduceret dig selv. Du kan medtage disse oplysninger i første sætning og derefter fortsætte med din præsentation.
   • For eksempel, hvis du skriver et brev til en tidligere medarbejder, skal du lægge noget i retning af ”Jeg er João Oliveira, præsident for Indústria Oliveira. Jeg skriver for at attestere Maria Silvas mekaniske færdigheder ”.

4. 

   Medtag de kendsgerninger eller oplysninger, du vidner om. Organet i dit brev består af de oplysninger, du ønsker at erklære som sande. Afhængig af emnet for brevet, kan du besætte en sætning eller et par sider.
   • Vær opmærksom på fakta, og skriv altid tydeligt og præcist, mens du prøver at bruge din aktive stemme til fulde.

5. 

   Medtag en erklæring, hvis du skriver brevet til dig selv. Hvis du vil skrive et brev til en organisation eller enhed for at attestere noget om dig selv, skal du lukke brevet med en erklæring om, at alt, hvad der er blevet sagt, er sandt og korrekt.
   • F.eks. Kan din sidste sætning være "Jeg erklærer til alle formål, at oplysningerne heri er korrekte og rigtige".
   • Denne type erklæring er især vigtig, hvis du vil registrere brevet hos en notar.

Del 3 af 3: Efterbehandling af brevet

1. 

   Gennemgå brevet omhyggeligt. Stavefejl og grammatiske fejl kan påvirke troværdigheden af ​​dit brev. Hvis det indeholder mange fejl, kan modtageren muligvis ikke tage det alvorligt.
   • Tjek også fakta. Ved at underskrive brevet garanterer du, at alt det præsenterede er sandt. Kontroller numre, datoer og andre data for at sikre, at de er nøjagtige.

2. 

   Udskriv brevet. Hvis du agter at sende brevet pr. Post, skal du udskrive det på brevpapir eller andet papir af høj kvalitet. Undgå at bruge sulfit, da det er mere uformelt. Hvis du ikke har noget papir af høj kvalitet til rådighed, skal du købe nogle ark i en lokal papirvarer eller kontorartikelforretning.
   • Kontroller, at udskriften ikke er defekt, og at marginalerne er korrekte. Du skal efterlade et mellemrum på mindst 2,5 cm på alle sider af arket.
   • Hvis dit brev har mere end en side, skal du angive dem. Brug formatet "1 af 2" til at sikre, at personen læser alle sider korrekt.

3. 

   Genkend om nødvendigt din signatursignatur. Det er ikke altid nødvendigt at genkende brevets underskrift, kun signaturen er nok. Kontakt modtageren af ​​brevet for at finde ud af, om anerkendelse er påkrævet.
   • Signaturgenkendelse er normalt kun nødvendig, hvis brevet har en juridisk værdi. For eksempel, hvis du skriver et erklæringsbrev til en retssag eller for at få en licens, skal du anerkende et firma.

4. 

   Send brevet. Det kan være nødvendigt at du kontakter modtageren for at finde ud af, hvilken forsendelsesmetode personen foretrækker. For et formelt dokument på dette niveau er det bedst at sende det med posten. Nogle mennesker foretrækker dog at modtage dokumenter via e-mail eller fax.
   • Hvis du vil sende dit brev pr. E-mail, skal du udskrive det og underskrive det først. Derefter skal du scanne det originale dokument og oprette en PDF-version.