Indhold

• Trin
• Tips
• Advarsler

Du er netop blevet valgt eller udnævnt til sekretær for det udvalg, du tilhører. Tillykke! Ved du, hvordan du optager, forbereder og præsenterer referater? Det betyder ikke noget, om du følger lovgivningsbibelen Opdaterede Robert Order Rules eller skrive referater i mindre formelle indstillinger, her er de vigtige metoder, du skal følge.

Trin

Del 1 af 4: Forberedelse

1. 

   Kend din organisations møderegler. Hvis det forventes, at sekretæren aflægger formelle referater, så spørg om gruppen følger Roberts ordensregler eller en anden officiel guide. I mere uformelle indstillinger, spørg hvad der skal medtages i protokollen, eller hvordan de vil blive brugt.
   • Du behøver ikke at gøre dig bekendt med de komplette opdaterede ordreregler, men at få en kopi eller låne en kan være nyttig til at besvare specifikke spørgsmål.
   • Kend også din rolle. Nogle referater deltager ikke i mødet, mens andre tager referater og bidrager til diskussionen. Uanset hvad der er tilfældet, bør sekretæren ikke være en person med en anden vigtig rolle, såsom facilitatoren eller præsidenten.

2. 

   
   
   Forbered en model først. Protokollen fra hvert møde gentager nogle oplysninger, så en skabelon opretter et ensartet format til nem reference. Inkluder i det mindste plads til følgende oplysninger:
   • Organisationens navn.
   • Mødetypen: er det et regelmæssigt, ugentligt eller årligt møde, et mindre udvalgsmøde eller et specielt formål?
   • Dato, tid og sted. Giv plads til start- og sluttiderne (planlagt og udsat).
   • Navnet på mødets formand eller leder og sekretæren (eller stedfortræderne).
   • Liste over "gaver" og "fraværende". Bemærk, om der er et beslutningsdygtigt antal (nok folk til at stemme).
   • Et sted til din signatur. Som den person, der er ansvarlig for protokollen, underskriver du altid dit arbejde, og der kan kræves en ekstra underskrift efter godkendelse af protokollen, afhængigt af din organisations politik.
   • En dagsorden, hvis der gives en. Hvis formanden eller facilitatoren for mødet ikke har bedt dig om at udarbejde en dagsorden, skal han have en tilgængelig, der hjælper med at organisere dine noter om mødet.

3. 

   
   
   Tag en notesbog eller notesbog med dig. Vælg noget, du er fortrolig med. Hvis du vil skrive minutter ofte, skal du afsætte en notesbog til dette formål eller oprette en mappe på din computer.
   • Hvis du har taget referater på et tidligere møde, og de endnu ikke er sendt til godkendelse, skal du også tage dem med dig.
   • Selvom en optager kan hjælpe dig med at transskribe minutter senere, er det ikke en erstatning for notering. Hvis du skal optage mødet, skal du se om alle tilstedeværende er enige og ikke give efter for fristelsen til at transkribere det ord for ord.
   • At lære stenografi vil fremskynde noteringsprocessen, men det er ikke nødvendigt at være i stand til at skrive hvert ord ned for at producere minutter. Faktisk skal du undgå at gøre det.
   • Hvis du bliver bedt om at tage noter offentligt under mødet, skal du bruge en projektor eller et præsentations staffeli og tage noterne hjem bagefter uden at sløre dem, så du kan bruge dem til at indtaste referatet.

Del 2 af 4: Notering af mødet

1. 

   
   
   Uddel en fremmødeliste. Når alle er til stede, skal du distribuere et stykke papir (eller mere til større møder) med plads til hver person til at skrive deres navn og kontaktoplysninger. Du kan bruge denne liste efter mødet til at udfylde gaverafsnittet på din model eller vedhæfte selve listen til de komplette referater.
   • Hvis du ikke kender mange af de tilstedeværende, skal du tegne en tabel over steder og udfylde den, mens du beder hver enkelt om at introducere sig. Hold det praktisk, når du laver en note, så du kan kalde folk ved navn, når det er relevant, som det vil blive diskuteret nedenfor.

2. 

   Udfyld så meget af din skabelon, som du kan. Mens du venter på, at mødet starter, skal du skrive ned organisationens navn, dato og sted for mødet og typen (f.eks. Ugentligt, særligt komitémøde osv.). Når det starter, skal du registrere starttiden.
   • Hvis du ikke har en skabelon, skal du registrere disse oplysninger øverst i dine noter.
   • Hvis mødet blev indkaldt til et specielt formål eller på et specielt tidspunkt, skal du gemme den note, der blev sendt for at underrette medlemmerne og vedhæfte den til protokollen efter transkribering af dem.

3. 

   Skriv resultatet af den første bevægelse ned. De fleste formelle møder begynder med et forslag om at vedtage en dagsorden, så dette trin vil bruge denne procedure som et eksempel. Hvis mødet starter med en anden bevægelse, skal du nedskrive alle de relevante oplysninger:
   • Bevægelsen er normalt stavet begyndende med "Jeg foreslår". Normalt "foreslår jeg vedtagelse af denne dagsorden".
   • Navnet på forslagsstiller (den person, der foreslog bevægelsen).
   • Resultatet af afstemningen. Hvis det er positivt, skriv "accepteret bevægelse". Ellers skriv "afvisning af bevægelse".
   • Du kan bede om at sende længere bevægelser skriftligt, hvis du ikke er i stand til at skrive dem ordentligt ned. Hvis dette problem er hyppigt, så spørg mellem møderne, om denne politik kan gøres officiel til bevægelser med mere end et bestemt antal ord.
   • Hvis du har udarbejdet dagsordenen, kan du være fortaler for dette forslag og protokollens sekretær. Der er ikke noget problem med at registrere dine egne handlinger, så længe du forbliver objektiv.

4. 

   Skriv ned andre bevægelser, der kommer op under mødet. Lyt omhyggeligt til alle diskussioner, men medmindre andet er instrueret, skal du ikke optage dem. Når en ny bevægelse fremsættes, skal du nedskrive de relevante oplysninger.
   • Husk, at hvert forslag skal indeholde dets nøjagtige ord, forslagsstillerens navn og resultatet af afstemningen.
   • Nogle beslutningsforslag skal støttes, inden man fortsætter med at stemme. Hvis nogen siger "Jeg støtter bevægelsen" eller noget lignende, skriv personens navn ned som tilhænger.
   • Hvis du ikke kender forslagsstillerens navn eller har brug for, at bevægelsen gentages, skal du afbryde mødet høfligt for at spørge. At skrive oplysningerne korrekt er vigtigt nok til at berettige en lille afbrydelse.
   • Hvis en bevægelse modtager et ændringsforslag, skal du bare ændre bevægelsens ord i dine noter. Det er ikke nødvendigt at bemærke, at der er sket en ændring, medmindre den er kontroversiel og fremkalder megen diskussion.

5. 

   Lyt til rapporterne, og få kopier af dem. Når en rapport, nyhed eller lignende læses højt, skal du notere dokumentets navn og hvem der læser det eller underudvalget, der har udarbejdet det. Hvis en bevægelse følger læsningen, skal du optage den som du ville gjort med andre.
   • Det er mere praktisk at få en kopi i slutningen af ​​mødet. Skriv en note for at bede læseren eller mødelederen om en kopi senere, og vedhæft kopien til det transskriberede referat.
   • Hvis der ikke er nogen kopier, skal du være opmærksom på, hvor originaldokumentet opbevares. Du skal muligvis bede om disse oplysninger efter mødet.
   • Hvis et medlem laver en mundtlig rapport i stedet for at læse et dokument, skal du skrive et kort og objektivt resumé af rapporten uden at gå i detaljer eller citere taleren bogstaveligt.

6. 

   Registrer de udførte eller markerede handlinger. Dette inkluderer kontrol af de opgaver, der er tildelt på det sidste møde, og nye handlinger. Forblev nogen for at skrive et brev? Skriv personens navn og instruktioner.
   • Afhængigt af mødets formalitet kan mange af disse handlinger falde ind under "bevægelser". På mindre formelle møder kan det være nødvendigt at holde ørerne åbne for mindre klart organiserede beslutninger.
   • Nævn kort begrundelsen for en beslutning, hvis en gives.

7. 

   Optag alle ordrer og beslutninger. Når der gøres indsigelse mod en procedure, skal du nedskrive den komplette indsigelse og dens grundlag samt hele beslutning truffet af præsidenten.
   • Medtag eventuelle henvisninger til Roberts ordensregler, organisationspolitikker eller virksomhedsprotokol.

8. 

   Skriv kun resuméer af diskussioner, hvis det ønskes. Officielt registrerer protokollen, hvad der var Færdig, ikke hvad der var sagdeImidlertid skal du opfylde alle specifikke anmodninger, som organisationen stiller til dig.
   • Når du optager diskussioner, skal du være så objektiv som muligt. Inkluder specifikke punkter, ikke meninger, og minimer brugen af ​​adjektiver og adverb. Dit mål er at skrive på en tør, faktisk og kedelig måde!
   • Giv ikke folk navne under diskussionsoversigten. Det er især vigtigt ikke at gøre dette i heftige diskussioner, der kan fornærme dig.

9. 

   Bind enderne i slutningen af ​​mødet. Skriv det tidspunkt, hvor det sluttede, og husk at få kopier af rapporter eller minde nogen om at sende dem til dig.
   • Se på dine noter for at se, om noget mangler eller skal præciseres. Hvis du har brug for at spørge nogen om noget, skal du gøre det inden personen forlader.

Del 3 af 4: Transkribering af protokollen

1. 

   Start denne proces så snart du kan. Det er bedst at transskribe de officielle referater umiddelbart efter mødet, når begivenhederne stadig er friske i dit sind.

2. 

   Brug en computer til at skrive noter til mødet. Du har muligvis allerede gjort dette, hvis du brugte en notesbog. Gem dine noter, og start et nyt dokument i minutter, så du kan sammenligne de to ting side om side.

3. 

   Formater dine noter i organiserede afsnit. Hver ny bevægelse, beslutning eller rækkefølge skal være i sit eget afsnit. Når du formaterer dem, skal du sørge for at:
   • Du brugte den korrekte stavemåde og grammatik. Brug en stavekontrol, hvis du har brug for det.
   • Han brugte den samme tid i hele teksten. Brug den perfekte fortid eller nutiden, men skift dem ikke i det samme dokument.
   • Det var så objektivt som muligt. Din mening bør ikke vises i protokollen, da du ønsker at oprette en objektiv post, som alle kan bruge.
   • Han brugte et enkelt og nøjagtigt sprog. Ethvert vagt sprog skal erstattes med præcise ord, og de pyntede beskrivelser skal fjernes.
   • Det omfattede kun de trufne handlinger, ikke diskussionerne. Medmindre du bliver bedt om at skrive diskussionerne ned, skal du fokusere på det, der var Færdig, ikke hvad der var sagde.
   • Han nummererede siderne for nem henvisning.

4. 

   Distribuer et udkast til referatet til medlemmerne. Send en kopi til hver enkelt ved hjælp af kontaktoplysningerne på fremmøde. Hvis du ikke har disse oplysninger, skal mødelederen kunne kontakte dig.

5. 

   Indhent godkendelse af protokollen. Du kan blive bedt om at læse det højt på det næste møde og sende det til godkendelse. Hvis bevægelsen vedtages, skal du skrive den ned.
   • Hvis protokollen er rettet, inden de accepteres, skal du foretage ændringer i dokumentet og angive i slutningen, at referatet blev rettet uden at beskrive de specifikke rettelser.
   • Hvis der fremsættes et forslag til korrektion af protokollen, efter at de er godkendt, skal du medtage de nøjagtige ord i denne bevægelse i de relevante protokoller, og om den er godkendt eller ej.

Del 4 af 4: Brug af en skabelon til mødeprotokoller

1. 

   Gå til et mødeskabelonside. Disse foruddefinerede skabeloner sparer tid til at organisere minutter og hjælper med at forhindre fejl.

2. 

   Brug tid på at se på hvert sted. Brug deres søgefunktioner og gå gennem mulighederne for at finde den bedste til dig.
   • Hvis du har brug for en bestemt model, såsom generel eller standard, skal du søge på webstederne efter dine specifikke behov og downloade modellerne ved at klikke på de relevante knapper. Gem dem på et let at finde sted, så du ikke mister dem.

3. 

   Åbn filen. Når du har downloadet det, skal du pakke det ud og åbne det i Microsoft Word eller Excel. For at forbedre kvaliteten og brugervenligheden skal du bruge den nyeste version af Microsoft Word, da det bliver lettere at holde det opdateret og give dig mulighed for at drage fordel af nye funktioner.

4. 

   Tilføj dit firmalogo og ophavsret i overskriften. Slet prøvelogoet, men ikke uden først at have læst de brugsbetingelser, som du har fået modellen fra. Der er trods alt ikke behov for juridiske problemer, ikke?

5. 

   Skift titel. I titelområdet skal du markere ordene "Møde / gruppe" og skrive titlen på dine referater.

6. 

   Skift tema (valgfrit). For at gøre dit minuts model smukkere og mere professionel, skal du overveje at ændre farverne eller vælge et færdigt tema. Det er let: Find fanen "Sidelayout" og følg den til afsnittet "Farver og temaer". Der kan du tilpasse udseendet på din model og endda få det til at passe til farverne på dit firmalogo.

7. 

   Navngiv sektionerne i skabelonen. Der skal være flere feltnavne i hele modellen. Du har muligvis brug for mere eller mindre, eller du kan stadig ikke lide, hvordan sektionerne navngives. Tilpas dem, så de opfylder dine mødebehov.

8. 

   Gem skabelonen på din notesbog, så du kan tage den til møder og begynde at lave minutter. Hvis du fortsætter med at bruge Microsoft Office, går tingene hurtigt og nemt, og du kan følge mødet endnu mere organiseret og mere præcist end før. Alternativt kan du udskrive din skabelon for at skrive den ned i hånden, men hold felternes højder, så du kan lægge så mange oplysninger, som du har brug for.

9. 

   Gennemgå din model. Tillykke! Din mødeprotokolleskabelon er komplet. Din produktivitet og nøjagtighed under møder forventes at stige eksponentielt, nu hvor du har en model til at guide dig og organisere dine tanker. Som med ethvert projekt skal du gennemgå detaljerne for at se, om noget mangler eller forvirrer. Når du er sikker på, at alt er i orden, er du færdig med din model og vil være klar til de næste møder.

Tips

• Indtast protokollen lige efter møderne er afsluttet, da det er bedst at holde dem, mens begivenhederne stadig er friske i tankerne. Det er også vigtigt for deltagerne at få en kopi af de handlinger, de har brug for, så hurtigt som muligt efter mødets afslutning.
• Sid så tæt som muligt på mødelederen, så du kan høre alt og bede om afklaring uden at skulle hæve stemmen.
• Opbevar referatet på et sikkert sted.
• Bed folk om at skrive deres bevægelser ned, så de ikke behøver at registrere dem på stedet.
• Vær ikke bange for at afbryde og bede om afklaring til enhver tid.
• Protokollen er meget vigtig: de opbevares og kan bruges år senere. Hvis problemet f.eks. Er lovligt, kan en persons omdømme afhænge af minutter.
• Læs nogle dele af Opdaterede Robert Order Rules, især det afsnit, der taler om at være sekretær.
• Skriv tingene ned, når de sker. Hvis det samme emne kommer op to gange, skal du ikke gruppere det sammen.

Advarsler

• Anbring ikke for mange detaljer i referatet. Selv hvis du bliver bedt om at optage diskussioner, skal du holde dem så korte og objektive som muligt. Begræns dig selv til kun at rapportere de vigtigste punkter, der opstår, ellers bliver du overvældet og udfylder dokumenterne med unødvendige detaljer.
• De personlige fortolkninger og følelser hos den person, der er ansvarlig for referatet, bør ikke registreres.
• Hvis en del af mødet er fortroligt, ingen at rapportere. Skriv i stedet, at "bestyrelsen rapporterede, at diskussionen var fortrolig. Den blev derfor ikke optaget."
• Hvis du bliver bedt om at optage en fortrolig diskussion, såsom et møde mellem en advokat og din klient, skal du gøre det om et øjeblik adskilt og hold det væk fra generalforsamlingsprotokollen. Marker det som fortroligt, og gør det klart, hvem der har adgang til det.