Indhold

• Trin

Vi ved alle, at det er vigtigt at være organiseret på arbejdspladsen; alligevel er dette en endeløs kamp for mange mennesker. Tro det eller ej, at være organiseret er ikke så skræmmende en opgave, som det lyder. Nogle hurtige ændringer i vaner og løbende løsninger kan gøre denne proces lettere, end du måske tror.

Trin

Metode 1 af 4: Styring af dit rum og din tid

1. 

   Overvåg dine aktiviteter. I flere dage skal du registrere flere af dine aktiviteter i en dagbog. Dette hjælper dig med at se nøjagtigt, hvad du gør, uden at du er klar over det, og du får en indledende fornemmelse af dine organisatoriske og produktive fejl. Derudover skal du udføre denne øvelse med dine overordnede mål i tankerne. Gennem aktivitetsdagbogen vil du kunne se, hvilke opgaver der kan spilde din tid, og hvilke der kan bidrage til dine mål.

2. 

   
   
   Bestem dine tidsplaner med høj produktivitet. Nogle mennesker er produktive om morgenen, mens andre hader ideen om at stå tidligt op. Du har måske allerede en fornemmelse af de dele af dagen, der gør dig mere produktiv. Uanset dine præferencer - nætter, morgen, frokosttid eller lige før eller efter "myldretiden" - skal du udnytte disse perioder for at maksimere din produktivitet.

3. 

   
   
   Prioriter dine opgaver. Vi ved alle, at nogle opgaver er vigtigere end andre; dog prioriterer vi dem ikke altid tilstrækkeligt. Udvik for eksempel et system, der klassificerer opgaver gennem påmindelser, der inkluderer mærker som flag eller stjerner med ærlighed og fleksibilitet. Hold disse påmindelser tæt på din computer eller skrivebord, hvad enten det er virtuelt eller fysisk. Brug mere af din tid og energi på de øverste prioritetselementer på listen. Eksempler kan omfatte opgaver med korte deadlines, såsom de ting, du skal levere ved slutningen af ​​dagen eller den næste dag. Du kan også prioritere svar på kunder, chefer eller andre, der er ansvarlige for de genererede udgifter. Og hvis du ikke er sikker på, hvor følsom eller vigtig en opgave er, er det altid en god ide at spørge.

4. 

   
   
   Udfør de hurtige opgaver med det samme. Ikke alle opgaver skal prioriteres og planlægges til et bestemt tidspunkt.Planlægning eller planlægning af nogle af dem kan tage lige så lang tid som at gennemføre dem. I så fald, og du kan fuldføre disse opgaver med det samme, god fornøjelse! At håndtere disse forhindringer på denne måde vil også hjælpe dig med at undgå udsættelse.

5. 

   Administrer rod og arbejdsmaterialer. Vores borde bevæger sig let fra uordnede scener til ødelæggelsesscener, der er værdige til film - hvilket gør organisationen vanskelig. Nogle mennesker fungerer endda under strenge rengøringspolitikker. Selvom de ikke er vigtige, skal du tage nogle skridt til at rense din arbejdsstation.
   • Genoptag ordren. Kast affald og arkiv systematisk det materiale, du har brug for. Ryd rod, når det er muligt: ​​i pauser eller mellem opgaver.
   • Rengør det snavs, du genererer med det samme. Så du behøver ikke bekymre dig om rengøring senere. Desuden forhindrer det, at den nuværende lidelse forbliver på dit bord i fremtiden.
   • Hold de forsyninger, du har brug for, lige ved hånden. Det er klart, at ikke alt omkring dig er et tegn på uorden. At have de værktøjer, du bruger til rådighed, sparer din tid og gør god brug af dit dyrebare rum.

6. 

   Planlæg tidspunkter for aktiviteter og aftaler. Nogle mennesker planlægger kun møder, men laver ikke lister over nødvendige aktiviteter. Planlægning af de vigtigste opgaver såvel som aftaler kan være nyttigt. Du kan også "gruppere" specifikke opgaver. For eksempel: planlæg kun møder på tirsdage og torsdage. Hold også fritid på din kalender for at afsætte kreativ tid til dig selv eller til at rumme uventede begivenheder.
   • Brug en dagsorden og en kalender. Disse værktøjer kan være papir eller virtuelle i form af applikationer som iCalendar og Google Now.
   • Opdel dine aktiviteter i kategorier. Kategorisering eller adskillelse af aktiviteter efter farve kan give dig hurtige visuelle påmindelser om, hvad der er vigtigt. Disse kategorier kan f.eks. Omfatte korrespondance, projekter, begivenheder, møder, diskussioner og endda pauser eller tidspunkter for fysiske øvelser.
   • Optimer din teknologi. Virtuelle kalendere og e-mail-platforme, såsom Outlook, kan kombinere dine to-do lister, dine kontakter og dine adresser. Dette gør ikke kun alt mere effektivt, men det optimerer også din tænkningsproces.
   • Delegér opgaver, når det er muligt. I betragtning af intensiteten af ​​en dags arbejde er det let at glemme, at du ikke behøver at gøre alt alene. Delegere opgaver til en assistent, eller hvis du er særligt fast i husarbejde, så bed en kollega om at gøre dig en tjeneste og hjælpe med visse opgaver. Du kan belønne dem, når alt er roligere.

Metode 2 af 4: Vedligeholdelse af din e-mail systematisk

1. 

   Tjek dine e-mails på planlagte tidspunkter. Ikke alle har brug for at holde sig til deres indbakke, da mange modtagne meddelelser ikke er så presserende. Hvis du arbejder et sted, der ikke kræver øjeblikkelige svar på e-mails, skal du kontrollere din indbakke på planlagte tidspunkter - cirka tre eller fire gange om dagen.

2. 

   Arkiver e-mails. Udnyt mapper og etiketter i stedet for at lade beskeder bunke i din indbakke. Outlook har mapper og undermapper, mens Gmail har etiketter og flere separate indbakker. Hvis du f.eks. Er journalist, kan dine mapper kaldes "Aktuelle rapporter", "Fremtidige rapporter", "Gamle rapporter", "Interviews & kilder" og "Historier og ideer".
   • Slet og arkiver. Arkiver gammel og vigtig mail, og slet resten. I eksemplet ovenfor fungerer mappen "Gamle rapporter" som journalisters fil. Når du begynder at slette gamle e-mail-meddelelser, vil du blive overrasket over, hvor mange genstande der går i papirkurven, og hvor mange genstande der er gemt. Nogle mennesker kan også godt lide at have deres indbakke tom - ikke efterlade en enkelt besked ulæst (eller efterlader ingen beskeder i deres indbakke). Ud over at bruge mapper og etiketter kan du tømme feltet ved hjælp af funktionen "Arkiver", slette gamle e-mails under pauser på arbejdspladsen eller ved hjælp af applikationer til kontoorganisering.

3. 

   Brug andre former for kommunikation, når det er mest effektivt. Nogle gange kan et simpelt telefonopkald løse et problem, der kræver udveksling af ti e-mails. Ring i så fald til personen! Hvis du ved, at udveksling af e-mails vil generere en diskussion eller involvere mange beskeder, kan det være bedst at tale i telefonen. På den måde vil du være i stand til at modtage flere detaljer, mens du undgår en lang og lang diskussion via elektroniske meddelelser. Du kan endda sende en e-mail til en kollega og sige noget som "Jeg har mange spørgsmål til dig om dette emne. Måske skulle vi tale med hinanden. Kan jeg ringe til dig om fem minutter?"

4. 

   Begræns afbrydelser. Selvom strategiske pauser er nyttige, er afbrydelser i arbejdstiden ikke. De kan bremse dig ned, bryde dit tempo og få dig til at miste din måde at tænke på. Så prøv at bruge specielle skriftlige og stemmemeddelelser, når du ved, at du har for travlt. Disse værktøjer behøver ikke kun at blive brugt, når du ikke er på kontoret. de kan bruges, når du sidder fast i opgaver. Mange mennesker bruger også politikken "åben dør" - men du behøver ikke at lade dit værelse være åbent hele tiden. Du kan endda efterlade en venlig note ved døren og sige noget som "Jeg er midt i et opkald" eller "Jeg har travlt. Kom tilbage senere eller send en e-mail".

5. 

   Brug tjenesterne fra "skyer". Cloudtjenesten (også kendt som "cloud computing") kan overvejes, da den er billigere, skalerbar, effektiv og let opdateret. Indholdet, der stilles til rådighed af disse skyer, kan være særligt nyttigt, da du kan få adgang til det på forskellige enheder: computere, tablets, smartphones osv. Cloud storage fungerer også som en primær eller sekundær måde at lave digitale sikkerhedskopier på. Kontakt den person, der er ansvarlig for it eller software på din arbejdsplads. Du har muligvis allerede en mængde ledig plads i skyerne (eller du kan endda købe den plads til mindre årlige gebyrer).

6. 

   Brug internetfavoritter. De bedste browsere gør det muligt at bogmærke - når du gemmer og organiserer e-mail-adresser, som du besøger ofte for nem og hurtig adgang. Udnyt dem, så du ikke glemmer vigtige websteder, der indeholder branchens nyheder eller information.

Metode 3 af 4: Udnyttelse af tiden

1. 

   Undgå at øve flere opgaver samtidigt. I denne henseende har de fleste eksperter lignende meninger. Selvom det kan virke hurtigt og sejt på tv, er samtidig udøvelse af flere opgaver ("multitasking" eller "multitasking") ikke effektiv og kan forringe din organisatoriske effektivitet. Vælg at dedikere din fulde opmærksomhed til en opgave ad gangen; afslut det og fortsæt til næste punkt på listen.

2. 

   Opret en tidsplan eller en kalender for dig selv. Heldigvis kræver de fleste job ikke, at du planlægger alt på din dag specifikt. Det kan dog være nyttigt at holde en grundlæggende tidsplan med højdepunkter og dagens vigtigste begivenheder og opgaver.
   • Angiv tidsfrister for bestemte aktiviteter. Nogle opgaver kræver ikke disse grænser, men andre skal have tidsparametre for at du kan forbedre din produktivitet. Tænk på de daglige aktiviteter, der har tendens til at tage længere tid end normalt - og giv dem specifikke deadlines i fremtiden.
   • Afsæt ekstra tid til andre aktiviteter. Nogle aktiviteter - som du måske har lært af erfaring - har en tendens til at kræve mere tid end forventet; dette er dog ikke nødvendigvis en dårlig ting. Afsæt f.eks. Ekstra tid før og efter til at udføre denne type opgaver (og især til vigtige begivenheder og møder).

3. 

   Brug en stopur-app, et fysisk stopur eller en alarm. Disse værktøjer kan være effektive, når de bruges sparsomt. Nogle mennesker kan lide at indstille deres alarmer 10, 15 eller 30 minutter i forvejen for at modtage advarsler og forberede sig på en aktivitet. Du kan også bruge påmindelser.

4. 

   Undgå at udskyde dine aktiviteter. Spørg dig selv, om denne udsættelse er absolut nødvendig, eller om det kun er et eksempel på udsættelse. Hvis du tror, ​​du udsætter, må du ikke udsætte opgaven - afslut den med det samme! Men når det er uundgåeligt at udsætte en aktivitet, skal du huske det punkt, hvor du afbrød den, og indstille en anden specifik tid til at afslutte den. En anden mulighed er at oprette en beredskabsplan. For eksempel: hvis du skal annullere et ansigt til ansigt-møde, kan du muligvis ringe (via lyd og / eller video) med personen.

Metode 4 af 4: Pas på din fysiske og mentale sundhed

1. 

   Tag pauser. Det er vigtigt at have mentale pauser, så du kan forblive sund og produktiv. Vi har tendens til at være så nedsænket på arbejde, at vi nogle gange ikke tager pauser - så vigtigt. Disse pauser giver os den hvile, vi har brug for, og forbedrer vores produktivitet, men de giver os også mulighed for at træde tilbage og spørge os selv, om vi bruger vores tid så effektivt som muligt.

2. 

   Sov bedre. Hvis vi ikke sover godt, kan vi være bedøvede, trætte eller sløvede den næste dag, hvilket kan underminere effektiviteten og vores planer på arbejdspladsen. Planlæg at hvile mindst syv eller otte uafbrudt timer om natten.

3. 

   Sammenlign ikke dig selv med dine kolleger. De fleste af disse menneskers arbejde er forskellig fra vores, og de har alle forskellige organisationsmetoder. En metode, der giver mening og er effektiv for en, du kender, er muligvis ikke den bedste for din rutine og omvendt.

4. 

   Accepter, at organisationen er en løbende proces. Forvent ikke at være perfekt. Organisationen er kontinuerlig og kræver konstant opmærksomhed. Du vil ikke være perfekt organiseret hver dag; dog kan en lille ordre gøre dig meget mere effektiv.