Indhold

• etaper
• Del 1 Start brevet
• Del 2 Skriv brevet
• Del 3 Afslut brevet
• Del 4 Udfyldelse af brevet

I denne artikel: Start brevet Reducer bogstavets bogstavFyld brevetFind brevet14 Henvisninger

Har du brug for at skrive et kommercielt brev? Generelt følger disse slags breve en velkendt og let at anvende struktur, der tilpasser sig en række indhold. Et forretningsbrev skal altid dateres. Derudover skal det indeholde et par afsnit og information om afsenderen og modtageren. Skriv dine egne og foretag om nødvendigt de nødvendige ændringer for at overholde de standarder, der er fastsat af din virksomhed.

etaper

Del 1 Start brevet

1. 
   

   
   Gør dig bekendt med layoutet. Uanset indholdet af dit brev, skal du anvende visse præsentationsregler. Kommercielle breve skal indtastes. Brug et almindeligt skrifttype som "Arial" eller "Times New Roman". Vælg om muligt polstrede afsnit, hvilket svarer til at starte hvert nyt afsnit ved at trykke på tasten to gange. adgang og forlad dig ikke.
   • Efterlad en kant på 2,5 cm på alle fire sider.
   • Et digitalt forretningsbrev skal være sammensat ved hjælp af en fælles skrifttype. I en professionel e-mail skal du undgå at bruge cursiv eller e i anden farve end sort og hvid.

2. 
   

   
   Vælg et passende papir. E skal udskrives på et A4-ark. Hvis du bor i USA, skal du bruge papir i brevstørrelse, der er 216 mm × 279 mm eller 8,5 "× 11". Nogle store kontrakter kan trykkes på ark med lovlige størrelser (216 mm × 356 mm).
   • Hvis du udskriver et brev for at sende det, kan du overveje at bruge papir med firmaets hoved. Dette giver dit brev et officielt præg, fordi læseren vil se firmaets logo og kontaktoplysninger.

3. 
   

   
   
   
   Indtast oplysningerne om virksomheden. Indtast firmaets navn og adresse, og skriv hvert punkt på adressen på en separat linje. Hvis du arbejder på dine egne vegne, skal du tilføje dit navn enten i stedet for firmanavnet eller derover.
   • Hvis din virksomhed har en klar-til-brug header, kan du bruge den i stedet for selv at skrive dataene.
   • Hvis du indtaster adressen selv, skal du retfærdiggøre den enten til venstre eller til højre øverst på siden, afhængigt af dine præferencer eller firmaets instruktioner.
   • Hvis du sender brevet i udlandet, skal du skrive landets navn med store bogstaver.

4. 
   

   
   Angiv dato. For mere strenghed, skriv den fulde dato. For eksempel: "1. april 2012". I et brev præsenteret på fransk skal stedet og datoen vises øverst til højre på siden.
   • Hvis skrivelsen af ​​dit brev varede i flere dage, skal du angive den dato, hvor du afsluttede brevet.

5. 
   

   
   
   
   Tilføj modtagerinformationen. Indtast modtagerens fulde navn, eventuelt titel, virksomheds navn og adresse. Disse oplysninger skal vises i denne rækkefølge med hvert element på en separat linje. Angiv eventuelt et referencenummer. I et brev, der præsenteres for franskmændene, skal informationen om modtageren være angivet til højre, et par linjer under datoen.
   • For at modtage et svar direkte, er det ønskeligt at adressere brevet til en bestemt person. Foretag en lille undersøgelse, hvis du ignorerer modtagerens navn. Kontakt virksomheden for at finde ud af navn og titel på den pågældende person.

6. 
   

   
   Vælg en opkaldsformular. Denne formel tjener til at udtrykke din respekt over for modtageren. Du vælger din formel afhængigt af om du kender din nabo eller ikke. Du vil også overveje graden af ​​fortrolighed eller formalisme i dit forhold. Undersøg indstillingerne i følgende liste.
   • Brug udtrykket "Til hvem til højre:" kun hvis du ikke ved nøjagtigt, hvem du skal adressere dit brev til.
   • Hvis dit forhold til modtageren er overfladisk, er det bedst at bruge "Sir" eller "Madam" for at undgå en ulige.
   • Du kan også angive modtagerens titel, for eksempel: "Mr. Director,".
   • Hvis du kender modtageren godt, og hvis dine rapporter er kendte, kan du bruge en mere personlig formel, f.eks. "Min kære Suzanne,".
   • Hvis du er i tvivl om modtagerens køn, skal du bruge formlen: "Mine damer, herrer,".
   • Glem ikke at sætte et komma efter opkaldet eller kolonformlen (:) efter udtrykket "Til hvem det er rigtigt".

Del 2 Skriv brevet

1. 
   

   
   Vedtage en passende tone. Ifølge et velkendt ordsprog er tid penge, og de fleste forretningsfolk hader at spilde deres tid. Derfor skal dit brev skrives i en kort og præcis tone. Gør læsningen lettere ved at gå lige til punktet og starte med et kortfattet afsnit.For eksempel kan du altid starte med en sætning som denne: "Jeg skriver om ...".
   • Undgå blomstrende overgange, pompøse ord eller lange, snoede sætninger. I stedet skal du kigge efter det mest basale så hurtigt og klart som muligt.
   • Vedtage en overbevisende stil. Dit mål er mest sandsynligt at overtale din læser til at gøre noget, skifte mening, rette et problem, betale en regning eller tage handling. Så udsæt dit synspunkt med overbevisning.

2. 
   

   
   Brug personlige pronomen Det er helt korrekt at bruge personlige udtaler i et kommercielt brev jeg, os og du. Brug det personlige pronomen, når det kommer til dig selv jeg. Du bruger det personlige pronomen, du for at tale om modtageren.
   • Vær forsigtig, når du skriver et brev på vegne af en organisation. Hvis du præsenterer virksomhedens synspunkt, skal du bruge det personlige pronomen os. Således vil læseren vide, at det handler om virksomhedens synspunkt. Hvis du udtrykker din egen mening, skal du bruge jeg .

3. 
   

   
   Vær klar og kortfattet. Informer din læser nøjagtigt om emnet for din tale, fordi han kun vil svare dig hurtigt, hvis dit brev er klart som vand af sten. Især skal du tydeligt indikere, om du ønsker, at modtageren skal give dig noget eller handle i en bestemt retning. Forklar din position så kort som muligt.

4. 
   

   
   Brug den aktive stemme. Når du beskriver en situation eller når du fremsætter en anmodning, skal du sørge for at bruge den aktive stemme i stedet for den passive stemme. Din risiko for at være tvetydig eller upersonlig, hvis det udtrykkes i den passive stemme. Derudover er den aktive stemme enklere og går lige til punktet. Her er to eksempler.
   • Passiv måde: ”Dine solbriller er ikke designet eller fremstillet med styrken i tankerne. "
   • Aktiv måde: "Din virksomhed designer og fremstiller solbriller uden at være opmærksom på deres styrke. "

5. 
   

   
   Vær om nødvendigt afslappet. Brev er skrevet af folk til andre mennesker. Undgå almindelige bogstaver så meget som muligt, fordi du ikke vil være i stand til at opbygge et forhold til nogen ved at sende dem et stereotype brev. Undgå dog almindelige eller slangudtryk, som "skal siges" for "skal indrømmes" eller "penge" for "penge". Hold en professionel stil, men venlig og venlig.
   • Hvis du kender modtageren godt, er det muligt at inkludere en slags formel til at udtrykke dine hilsener.
   • Brug sund fornuft til at bestemme de aspekter af din personlighed, som du vil afsløre. Nogle gange gør lidt humor virkelig et forretningsforhold lettere, men vær forsigtig, før du fortæller en anekdote.

6. 
   

   
   Vær høflig. Det skal du være, selvom du skriver en klage eller et klagebrev. Undersøg adressatens position og tilbud ham i en imødekommende og ankomelig tone at gøre, hvad du kan inden for rimelige grænser.
   • For eksempel kunne en uhøflig klage skrives som følger: ”Jeg synes, at dine solbriller er så dårlige, at jeg besluttede ikke at købe mere. På den anden side ser en høflig påstand sådan ud: ”Jeg er skuffet over dine solbriller, og jeg besluttede at holde op med andre leverandører i fremtiden. "

7. 
   

   
   Brug en anden side ved overskrift for dine ekstra sider. De fleste forretningsbreve skal være kortfattede nok til at passe på en side. Men hvis dit brev er længere, f.eks. En kontrakt eller juridiske konklusioner, har du muligvis brug for flere sider. Brug en anden side overskrift, lavet af samme papir som den første side, men normalt med en forkortet adresse.
   • Skriv sidenummeret på den anden og de efterfølgende sider øverst på siden. Du kan også medtage modtagerens navn og dato.

8. 
   

   
   Bind alt sammen. I det sidste afsnit opsummeres de punkter, du har behandlet i brevet, og angiv tydeligt din handlingsplan eller hvad du forventer af modtageren. Foreslå, at han kontakter dig, hvis han har spørgsmål eller bekymringer at udtrykke. Tak modtageren for den opmærksomhed, han eller hun har givet det brev eller det undersøgte spørgsmål.

Del 3 Afslut brevet

1. 
   

   
   Vælg en høflighedsformular. I konklusionen er det som i appelformerne at vise respekt og formalisme. Du kan vælge, uden at risikere at narre dig selv, en formel som: "tro (Sir) til forsikring for min fornemme overvejelse" eller "Jeg beder dig om at udtrykke (Sir) udtrykket af mine hengivne følelser. Ligeledes, hvis det er en e-mail, skal du overveje at bruge sætninger som "hjerteligt", "respektfuldt" eller "oprigtigt", som er mindre formelle, men acceptable.

2. 
   

   
   Underskriv brevet. Hopp cirka fire linjer, før du underskriver din underskrift. Udskriv dit brev, før du underskriver det. Det er bedre at bruge blåt eller sort blæk. Hvis du sender dit brev via e-mail, skal du scanne din signatur og lægge billedet i den relevante del af brevet.
   • Hvis du underskriver brevet på en anden persons vegne, skal du skrive "s. s. : »Før din underskrift. Dette er forkortelsen af ​​udtrykket "ved proxy", der betyder "i stedet for" eller "i navnet".

3. 
   

   
   Indtast dit navn og kontaktoplysninger Indtast dit navn, titel, telefonnummer, e-mail-adresse eller andre relevante kontaktoplysninger under din underskrift. Skriv hvert element på en uafhængig linje.

4. 
   

   
   Tilføj typistens initialer. Hvis brevet blev indtastet af nogen anden end forfatteren, kan du tilføje denne persons initialer under underskriftstastaturet. Nogle gange beder nogle virksomheder om at inkludere initialerne fra forfatteren af ​​brevet for lettere at finde de mennesker, der deltog i udviklingen af ​​brevet.
   • Hvis du kun finder initialerne til maskinskriveren, skal du skrive dem med små bogstaver, for eksempel: mj.
   • Hvis du medtager forfatterens, skal du bruge store bogstaver, mens du holder typistens initialer med små bogstaver, for eksempel: RW: mj. Det er muligt at adskille de to initialer med en skråstreg, for eksempel: MW / mj.

5. 
   

   
   Angiv vedhæftede filer. Hvis du har knyttet dele til dit brev, skal du skrive arten af ​​disse dele, et par linjer under dine koordinater, og angive antallet og typen af ​​dele. Skriv for eksempel: "Vedhæftede filer (2): en formular, en brochure".
   • Du kan også forkorte udtrykket "Vedhæftede filer" ved at skrive "P. j".

6. 
   

   
   Indtast navnene på modtagerne. Hvis du sender en kopi af brevet til en anden person, skal du nævne det i brevet ved at skrive forkortelsen "cc" under linjen "Vedhæftede filer", efterfulgt af personens navn og titel. Denne forkortelse betyder "høflighedskopi". Det er også forkortelsen for udtrykket "sand kopi", da bogstaverne blev skrevet med kulpapir.
   • Skriv for eksempel: "cc: Marie Martin, marketingdirektør".
   • Hvis du tilføjer mere end et navn, skal du oprette det andet navn under det første, men uden "cc:"

Del 4 Udfyldelse af brevet

1. 
   

   
   Ret brevet. Layouten er et nøgleelement, der afspejler din professionalisme. Men du skal rette dine fejl for at bevise for modtageren, at du er i stand og ansvarlig. Kør stavekontrol for din e-behandlingssoftware, men læs også dit brev omhyggeligt, før du sender det.
   • Kontroller, at brevet er klart og præcist. Er der afsnit, der indeholder mere end tre eller fire sætninger? Hvis dette er tilfældet, kan du prøve at fjerne unødvendige sætninger.
   • Hvis brevet er ekstremt vigtigt, kan du overveje at bede en af ​​dine venner eller kollega om at læse det for dig. Nogle gange kan et friskt udseende opdage fejl eller fejl, som du måske ikke bemærker.

2. 
   

   
   Du må ikke ridse dit brev. Hvis du har flere sider, skal du ikke hæfte dem. Hvis du vil holde dine sider i orden, kan du vedhæfte dem med et øverste venstrehåndspapir.

3. 
   

   
   Send brevet. Hvis du sender brevet pr. Post, skal du bruge en konvolut i kommerciel størrelse. Hvis det er muligt, skal du tage en konvolut med firmaets logo. Registrer korrekt afsenderens og adressatens adresse. Fold bogstavet i halvdelen, så adressaten først udfolder den øverste klap og derefter den nederste klap. Sørg for, at du får nok af dit brev, før du sender det.
   • Hvis du føler, at din skrivning er rodet og ikke afspejler din professionelle kompetence, skal du indtaste adresserne ved hjælp af din e-mail-behandlingssoftware og udskrive dem på konvolutten med din printer.
   • Hvis brevet er ekstremt vigtigt eller presserende, skal du overveje at få det leveret af en service.
   • Hvis du vil sende det via e-mail, skal du konvertere det til "HTML" eller PDF-format for at fortsætte formateringen. Det er dog bedst at sende brevet trykt på papir.