Indhold

• etaper
• Del 1 Organiser i tid og rum
• Del 2 Håndtering af e-mail
• Del 3 Administrer tid
• Del 4 Opretholdelse af fysisk og mental sundhed

I denne artikel: Organisering af tid og rumHåndtering af e-mailHåndtering af tidForvaltning af fysisk og mental sundhed15 Referencer

At være organiseret er en kvalitet, som rekrutterere søger, da det er et af de bedste aktiver for at levere kvalitetsarbejde. Mange medarbejdere står ikke desto mindre over for organisatoriske vanskeligheder i forskellig grad.Hvis du er en del af det, skal du vide, at der er enkle og effektive løsninger. giver dig nogle tip til at gøre dit professionelle liv lettere gennem en bedre organisation.

etaper

Del 1 Organiser i tid og rum

1. 
   

   
   Optag dine aktiviteter i en avis. Brug en uge til at vurdere hver af dine aktiviteter, mens du går. Denne typiske uge giver dig mulighed for at få et overblik over dine daglige opgaver. Du vil være i stand til at klassificere dem efter den tid, de har brug for, og de mål, der giver dig mulighed for at nå.

2. 
   

   
   Bestem dine produktivitetstoppe. Nogle mennesker er mere aktive om morgenen, mens andre er mere effektive efter frokost. Uanset hvad der er det bedste tidspunkt for dig, drage fordel af det til at udføre de vigtigste og mest komplekse opgaver.

3. 
   

   
   Prioriter dine opgaver. Brug vanen med at have en dagbog i papir eller digital form. Før du rejser om natten eller ankommer om morgenen, skal du markere de vigtigste aktiviteter: rapporter, der skal laves på kort tid, forberedelse af en aftale ... Dette giver dig mulighed for at give den tid og energi, der er nødvendig til hver opgave, uden at sprede dig. Forbliv dog fleksibel nok til at indarbejde nye krav i tilfælde af ændrede omstændigheder. Hvis du ikke er sikker på den relative betydning af en opgave, skal du bede din samarbejdspartner eller vejleder om detaljer.

4. 
   

   
   
   
   Send hurtigt små opgaver hurtigt. Prioritering betyder ikke, at man udsætter sig! Med andre ord, hvis du har uvigtige, men let opnåelige opgaver, skal du ikke udsætte dem natten over. Pas på disse små aktiviteter så hurtigt som muligt, så du kan fokusere på de vigtigste punkter.

5. 
   

   
   Organiser dit arbejdsområde. Uanset om du har et lille kontor eller et rigtigt værelse, skal din plads være befordrende for effektivt arbejde! Et rodet arbejdsområde kan forårsage stress og begrænse din produktivitet. Det handler ikke om at blive et toiletmaniak! Du er bare nødt til at bruge den vane at rydde op på dit skrivebord.
   • Gem dit arbejdsområde. Slip af alle de filer og affald, der kaster dit kontor. I modsætning hertil skal du omhyggeligt rangere de vigtige dele. Opbevar og rengør dit arbejdsområde, så snart du har mulighed for: i en aktivitetsperiode, i en pause, mellem to opgaver ...
   • Rens som du går. På denne måde undgår du at samle papirer eller madrester på dit skrivebord.
   • Hold tingene lige ved hånden: telefon, pen, papirpude ... Organiser dit arbejdsområde for at gøre det så funktionelt som muligt.

6. 
   

   
   
   
   Planlæg din dag. For at organisere effektivt skal du planlægge dine aftaler, men også alle andre professionelle opgaver, såsom at læse din e-mail, skrive rapporter ... For eksempel kan du tilbringe en eller to dage i ugens aftaler dig og resten af ​​ugen til dine andre opgaver. Forsøg ikke at udfylde tomme perioder for enhver pris. Benyt lejligheden til at slappe af eller tænke på mindre øjeblikkelige problemer. Disse perioder med lav aktivitet kan også forudsige det forventede.
   • Brug en kalender eller kalender. Du kan vælge en papir-dagsorden, en elektronisk kalender eller applikationer som iCalendar eller Google Nu.
   • Kategoriser dine aktiviteter. For eksempel kan du klassificere dem efter type (projekt, begivenhed, møde, pause ...) eller efter rækkefølge af betydning. Vælg et system, der giver dig mulighed for at se dine hovedaktiviteter på et øjeblik.
   • Optimer brugen af ​​digitale værktøjer. For eksempel Outlook kan bruges som en adressebog, kalender eller liste over aktiviteter, der skal gøres. Ved at bruge det samme værktøj til at planlægge dit professionelle liv får du effektivitet.
   • Delegere om muligt noget af dit arbejde. Det kan være vanskeligt at indlæse en assistent med opgaver, der er tildelt dig eller at anmode om hjælp fra en kollega. Dette giver dig dog mulighed for at fokusere på de aktiviteter, du kan udføre, og optimere din tidsstyring.

Del 2 Håndtering af e-mail

1. 
   

   
   Planlæg om muligt læsningen af ​​din e-mail. Nogle stillinger kræver muligvis en permanent forbindelse til dine. Hvis dette ikke er din sag, skal du ikke læse dine e-mails før planlagte tider i løbet af dagen.

2. 
   

   
   Sorter dine mails. Marker de vigtige samtaler, og klassificer dine e-mails efter deres formål, deres afsender ... Brug de funktioner, der tilbydes af Outlook (mapper og undermapper) eller Gmail (etiketter).
   • Slet s, når de behandles. Arkiver vigtige samtaler og e-mails, som du muligvis har brug for. At have en tom kasse, som alle er blevet læst og behandlet, kan være en lettelse i slutningen af ​​dagen. Hvis du gør det til en tommelfingerregel, skal du sørge for ikke at skynde dig at behandle dine e-mails.

3. 
   

   
   Optimer kommunikationsmidlet. Uanset om det er mellem kolleger eller med partnere, skal du ikke begrænse dig til en samtale via e-mail. Den øjeblikkelige samtale eller blot telefonen er foretrukne løsninger til deres hastighed og menneskelige kontakt. De kan spare dig for værdifuld tid og spare dig for stresset med at vente på dit svar. Derudover er det lettere at udveksle information i tråden til en mundtlig samtale end skriftligt.

4. 
   

   
   Begræns urimelige arbejdsafbrydelser. Det er vigtigt at tage pauser i løbet af dagen. På den anden side afbryder du dig midt i en opgave for at besvare telefonen eller en kollega, der går forbi dit skrivebord, bryder din arbejdsplan og spilder tid. Uden at isolere dig helt, tøv ikke med at lukke din dør eller lade din telefon være på en telefonsvarer. Når din opgave er færdig, skal du svare på de forskellige anmodninger. Når det er sagt skal du ikke tage en absolut regel med risiko for at virke asocial eller utilgængelig!

5. 
   

   
   Brug cloud computing. Denne teknologi gør det muligt at gemme store mængder information via en ekstern server. Det er derfor billigt og forbedrer tilgængeligheden af ​​data. Således kan du arbejde fra enhver enhed, forudsat at han har adgang til internettet. den cloud computing kan forbedre kvaliteten af ​​dit arbejde og din tidsstyring, fordi det giver dig mulighed for at arbejde hurtigere og mere effektivt. Denne service er normalt tilgængelig som et abonnement betalt af virksomheden. Tøv ikke med at foreslå brugen af ​​denne teknologi til din service.

6. 
   

   
   Brug de funktioner, der tilbydes af søgemaskinerne. Du har muligvis allerede en vane med at registrere og rangordne siderne i dine favoritter på personlig basis. Tøv ikke med at gøre det samme på kontoret, især hvis du har din egen computer. For eksempel er firmapartnersider eller generelle oplysninger kilder, du har brug for hurtig adgang til.

Del 3 Administrer tid

1. 
   

   
   Forsøg ikke at udføre mere end en opgave ad gangen. I en verden domineret af informations- og kommunikationsteknologier forventes medarbejderne altid at være tilgængelige og svare på alle anmodninger på samme tid. Alle eksperter er ivrige efter at sige, at dette fænomen af multitasking i modsætning til udseendet fører til tab af tid og kvalitet af arbejdet. Når vores hjerne er mættet med information, har den ikke tid til at analysere alt. Således udfører flere opgaver på samme tid øger stress og mindsker evnen til at analysere og koncentrere sig. Det giver mere mening at løse et problem ad gangen.

2. 
   

   
   Opret din egen tidsplan. Ud over at oprette en bestemt dagsorden (møde, begivenhed, møde ...) er det godt at have en generel tidsplan for din dag. Dette giver dig mulighed for at forudsige toppe af aktivitet og hvileperioder.
   • Nogle aktiviteter, såsom at tænke på et projekt eller studere en klients fil, kræver koncentration og analyse. For at forbedre din effektivitet skal du planlægge en bestemt tid til at bruge på denne type aktiviteter. Hvis du flytter filer eller projekter, kan din intellektuelle kapacitet falde, hvilket gør dig mindre effektiv. Tilsvarende skal mere kedelige opgaver, såsom læsning af mail eller rapport, være tidsbegrænsede. Ellers kan du føle dig kedelig og forsinke eller udskyde aktivitet.
   • Giv ekstra tid til nogle aktiviteter. Faktisk kan møder eller aftaler tage længere tid end forventet. Baseret på din oplevelse skal du medtage et tidsinterval, der er større end den annoncerede varighed af begivenheden i din skema

3. 
   

   
   Du kan bruge en alarm. Det kan minde dig om en begivenhed, signalere slutningen af ​​den tid, der er afsat til afslutningen af ​​en opgave eller blot give dig en rytme af arbejdet. Undgå dog at få det til at ringe uventet, da dette kan stresse dig uden at gøre dig mere effektiv.

4. 
   

   
   Udfør ikke dine opgaver uden en gyldig grund. Lennui, træthed, ønsket om at forlade kontoret tidligere ... er alle dårlige grunde til at udsætte en aktivitet. Udskydning er et rigtig spild af tid og effektivitet. Du skal dog forblive fleksibel. Hvis der opstår en uventet begivenhed (møde i sidste øjeblik, revision af en presserende fil ...), skal du bemærke, hvad du skal gøre, og genoptage din aktivitet senere. Du kan også oprette en alternativ løsning. Hvis du f.eks. Ikke kan gå til et møde, kan du prøve at oprette et konferencesamtale.

Del 4 Opretholdelse af fysisk og mental sundhed

1. 
   

   
   Tag pauser. Som nævnt i artiklen er det bydende nødvendigt at planlægge perioder med fysisk og intellektuel hvile. Det er nytteløst at tage en pause om eftermiddagen for at gøre det, vi ikke havde tid til at gøre om morgenen. Pausen giver dig mulighed for at tage et skridt tilbage, værdsætte det udførte arbejde og udveksle med kolleger. Derudover hjælper det med at organisere og forbedre produktiviteten bedre. Hvis du er overvældet med arbejde, skal du indtaste pauseperioden i din kalender, så du ikke glemmer det. Planlæg om nødvendigt en alarm.

2. 
   

   
   Få nok søvn. Fordelene ved søvn er altid blevet anerkendt. Alligevel sover mange arbejdere ikke nok. Indstil en rutine for at få en god nats søvn på syv eller otte timer.

3. 
   

   
   Sammenlign ikke dig selv med dine kolleger. Alle har en bestemt rolle, som han fatter anderledes. En effektiv organisationsmetode for en kollega vil ikke nødvendigvis være for dig. Du kan diskutere bedste praksis, men du skal finde dit eget system.

4. 
   

   
   Organisering er en tidskrævende proces. Din tidsplan bliver sat på plads, mens du arbejder i virksomheden. Forsøg ikke at følge din dagsorden for enhver pris og være fleksibel. Start med en generel organisation (ordnet kontor, fordeling af tid mellem arbejde og pause ...), og finjuster det derefter gradvist.