Indhold

• Trin
• Fællesskabs spørgsmål og svar

Andre sektioner

Effektive ledere og teamledere overvåger aktivt deres medarbejdere på en række forskellige måder for at sikre, at dårlige kunstnere hurtigt bliver disciplineret, og højtydende bliver belønnet. Overvågning af medarbejdere kan også hjælpe dig med at identificere områder, hvor medarbejdere spilder virksomhedens tid eller ressourcer på private anliggender. Med den rigtige software kan du blokere websteder, der er upassende eller ikke gælder for forretningsdrift. Succesfuld overvågning af medarbejdere uden at forårsage unødvendig kontorfriktion bør være målet for enhver effektiv leder.

Trin

Metode 1 af 4: Definition af forventninger

1. 

   Opret en skriftlig forklaring af dine politikker. Dine politikker vil kun være effektive, hvis de forklares tydeligt i en medarbejderhåndbog eller vejledning. Denne vejledning skal være let tilgængelig for alle medarbejdere og definere, hvad dine politikker er, og hvad der skal gøres, hvis de ikke følges. For enhver overvågningspolitik, du har, såsom internet- eller telefonovervågning, kan du også forklare tankeprocessen, der førte til dine politikker. At forklare, hvorfor du gør det, kan bidrage til at mindske medarbejdernes mistillid forårsaget af overvågning af deres aktiviteter.
   • Sæt klare politikker for tidtagning, fakturerbare timer (hvis relevant), personlige telefonopkald og personlig internetbrug på arbejdspladsen. Tilskynd medarbejderne til at tage pauser døgnet rundt, hvor det er relevant.

2. 

   
   
   Sørg for, at medarbejderne er opmærksomme på disse politikker. Hvis nogen form for overvågning finder sted ud over standard check-in for fremskridt, f.eks. Hvis du bruger telefon- eller internetovervågning, skal du informere dine medarbejdere direkte. Hold et møde, eller send en masse-e-mail for at forklare ændringer i overvågningspolitikken og forklar nøjagtigt, hvornår og hvordan oplysninger registreres, gemmes og slettes.
   • I nogle stater, som Connecticut og Delaware, er du juridisk forpligtet til at informere dine medarbejdere om enhver internetovervågning.
   • Selv hvis du ikke er forpligtet til at informere dine medarbejdere om overvågning, kan der være tilbageslag, hvis du ikke fortæller dem, og de finder ud af det alene.

3. 

   
   
   Følg disciplinære retningslinjer nøjagtigt. Når en medarbejder ikke følger dine politikker, skal du sørge for, at den angivne disciplinære handling for denne overtrædelse træffes. Sørg for at anvende politikker ligeligt for alle medarbejdere. Vær klar over dine intentioner. Dokumenter disciplinærsagen, og få medarbejderen til at underskrive disciplinærplaner. Hvis du ikke følger disse retningslinjer korrekt, vil medarbejderne tro på, at dine nøje fastlagte politikker ikke rigtig håndhæves.

4. 

   
   
   Hold dine politikker inden for fornuft. Du må ikke tjekke ind for ofte eller indføre alt for begrænsende internetpolitikker. En nysgerrig chef kan mindske moral og få medarbejderne til at føle sig nervøse. Fokuser på resultater snarere end på proces. Hvis en medarbejder producerer godt arbejde og arbejder godt i et team, skal du ikke sænke for meget på detaljerne.
   • Giv dit personale på øverste niveau mere frihed. Selvom det kan være hensigtsmæssigt at give en vikar eller administrativ assistent, der kun har ringe investeringer i din virksomhed, en computer, der står over for et åbent rum, du kan overvåge, vil personale på øverste niveau forvente tillid.
   • Frihed til at arbejde på deres egen måde vil sandsynligvis gøre personale på øverste niveau mere produktive, ikke mindre.

Metode 2 af 4: Vurdering af produktivitet

1. 

   Tjek ind på dine medarbejdere. Fra tid til anden skal du tjekke ind med personalet på deres eget kontor på et ikke planlagt tidspunkt. Hvis en ansat ofte "klikker væk" fra et vindue, når du går ind eller lægger telefonen på, kan det være nødvendigt at udtrykke bekymring. At se medarbejdere personligt kan også hjælpe dig med at give konstruktiv kritik for deres arbejde.

2. 

   Bed om en forklaring på, hvad en medarbejder har arbejdet med. En enkel måde at holde medarbejderne ansvarlige på er at have regelmæssige samtaler med dem om, hvordan deres arbejde går. Spørg dem, hvad de har gjort siden din sidste samtale, still flere spørgsmål og evaluer deres svar, når samtalen udvikler sig. Bed om detaljer og konkret bevis for resultater.

3. 

   Få medarbejderne til at dokumentere deres eget arbejde. Bed din medarbejder om at registrere deres arbejdsproces i aktivitetslogfiler, tjeklister eller statusrapporter. Rapporter bør dog ikke være alt for besværlige eller "travlt arbejde", men bør tilskynde både teammedlemmer og ledelse til at holde kontakten og på samme side. Vær ikke bange for at bede om bevis for arbejde beskrevet i en rapport, når du taler med medarbejderen.

4. 

   Vurder igangværende arbejder. Hvis du er bekymret for produktivitet, skal du bede om et konkret bevis for ydeevne, der er målbar og tidsbundet. Hvis en medarbejder er projektleder, skal du indstille milepæle, men også bede om planer og tidslinjer for projektet. Tjek ind med andet personale for at sikre, at alle medlemmer af projektgruppen kommunikerer. Personligt spore fremskridt med længerevarende projekter og vurdere deres nøjagtighed og fuldstændighed.
   • For eksempel kan du overvåge dataposter for en medarbejder, der har til opgave at administrere en database. Du kan evaluere posternes rettidighed, deres nøjagtighed og deres overholdelse af virksomhedens retningslinjer.

5. 

   Spørg andre om medarbejderinteraktion. Bed leverandører, kunder og andre medarbejdere om deres interaktion med en given medarbejder for at få et billede af, hvordan den ansatte har opført sig. Du har dog brug for en måde at øge objektiviteten af ​​denne observation på, så medarbejderne ikke er uretfærdigt repræsenteret. Når du beder om disse oplysninger, skal du bede om detaljer om interaktionen i stedet for indtryk. Bed om beskrivelser af interaktionerne i stedet for evalueringer. Og hold altid et åbent sind; du ved aldrig, hvornår en medarbejder bliver forkert præsenteret.

Metode 3 af 4: Overvågning af online aktivitet

1. 

   Vælg overvågningssoftware. Overvågningssoftware kan opsættes på en række måder. Den første ting at overveje er at indstille et komplet system med en server. Dette inkluderer antivirus- og malware-beskyttelse og også medarbejderovervågning. Hvis du ikke har it-personale til at vedligeholde udstyret, kan du bruge en skybaseret tjeneste som Trend Micro Business Security eller Symantec Cloud til at få disse tjenester. Disse tjenester er ikke ekstremt dyre; forventer at betale omkring $ 150 om året.
   • Hvis du bare prøver at spore medarbejdernes internetbrug og blokere nogle websteder, vil en enklere softwarepakke gøre. Denne service vil være billigere og giver dig mulighed for at overvåge og filtrere websider, se tastetryk og fange skærmbilleder. For eksempel leverer Interguard Sonar disse tjenester.
   • I nogle tilfælde kan du endda få gratis rudimentære sporingssystemer. For eksempel overvåger ActivTrak systemets webtrafik og producerer en månedlig rapport til dig.

2. 

   Bloker skadelige eller upassende websteder. Arbejdsgivere har ret til at overvåge, hvilke websider deres medarbejdere besøger, og til at blokere websteder, som de anser for uvigtige for forretningsdrift, upassende eller potentielt skadelige. Hovedsageligt blokerer arbejdsgivere bestemte websteder for enten at sikre, at medarbejderne er produktive, som at blokere Facebook eller aktiehandelssider, der distraherer dem, eller for at sikre, at medarbejderne ikke chikanerer kolleger eller begår virksomhedsspionage.
   • Arbejdsgivere kan også blokere sider, der anses for at være pornografiske eller hadefulde.
   • Nogle overvågningspakker giver mulighed for indstillede tidsbegrænsninger på bestemte typer af websteder, f.eks. Tillader et bestemt tidsrum hver dag på sociale mediesider.
   • Når du bemærker, at dine medarbejdere besøger et websted, der ikke er relateret til at arbejde ofte, skal du blokere dette websted og derefter sende en e-mail, der minder dem om, at de er på virksomhedstid.

3. 

   Overvåg e-mail. Overvågning af e-mails er sværere for arbejdsgivere at retfærdiggøre. Inden læsning af medarbejderes e-mails skal medarbejdere underrettes om den politik, der gør det muligt at læse deres e-mails. Derudover har arbejdsgiveren normalt brug for en grund til mistanken, der fik dem til at læse e-mails, som en dokumenteret hændelse med den pågældende medarbejder. Det er også vanskeligt for arbejdsgivere at retfærdiggøre læsning af e-mails, hvis de oprindeligt hævdede, at e-mails vil være fortrolige.

4. 

   Sørg for, at du overholder loven. Visse overvågningsforanstaltninger kan forstyrre dine medarbejderes ret til privatliv. Kontakt en ansættelsesadvokat, inden du installerer overvågningssoftware. Sørg for, at der er skrevet dokumentation om den software, som medarbejderne har underskrevet, og at alle forstår, hvad softwaren er beregnet til.

Metode 4 af 4: Institut for andre typer overvågning

1. 

   Optag telefonsamtaler. Føderal lov tillader arbejdsgivere at overvåge medarbejdertelefonsamtaler. Dette gælder dog kun for forretningsrelaterede opkald, som dem med kunder eller leverandører. En arbejdsgiver har generelt ikke tilladelse til at overvåge personlige opkald og skal stoppe med at optage og overvåge opkaldet, når de er klar over, at det er personligt. Den eneste undtagelse herfra er, hvis personlige telefonopkald udtrykkeligt er forbudt af arbejdspladspolitikken.
   • Optagelse og overvågning af telefonsvarer skal kun ske med begrundelse som en dokumenteret mistanke om forseelse.
   • Telefonsamtaler kan optages ved hjælp af telefonhaner eller et elektronisk optagesystem. I nogle tilfælde kan dette knyttes til din anden overvågningssoftware.

2. 

   Opsæt videoovervågning. Virksomheder bruger typisk videoovervågning for at afholde kunder fra at stjæle produkter. Nogle virksomheder bruger dog også videoovervågning for at sikre, at medarbejderne er produktive og ikke overtræder virksomhedens politikker. Overvågning af medarbejdere på denne måde kan give dig upartiske beviser for medarbejderes forseelser og kan også motivere dem til at arbejde mere flittigt. Imidlertid kan den konstante følelse af at blive overvåget gøre medarbejderne ubehagelige og føre til et fald i moral. Af disse grunde skal du nøje overveje fordele og ulemper, inden du bruger videoovervågning.
   • I mange stater er videoovervågning også nøje reguleret af statens lovgivning. Spørg dine statslove, inden du implementerer denne type overvågning.
   • Videotaping af medarbejdere, der udfører bestemte aktiviteter, som at bruge toilettet eller skifte, er altid ulovligt og kan resultere i strafferetlige sanktioner.

3. 

   Spor dine medarbejderes placeringer. Visse apps, som Xora og TSheets, giver arbejdsgivere mulighed for at spore medarbejderbevægelser gennem deres smartphones. Dette bruges typisk til ind- eller udkobling og er lovligt, hvis medarbejderen giver samtykke. Imidlertid spores nogle medarbejdere døgnet rundt ved hjælp af softwaren, hvilket kan give dem juridiske grunde til at sagsøge deres arbejdsgivere for krænkelse af privatlivets fred. Hvis du gennemfører denne type politik, skal du konsultere en advokat for at sikre dig, at du gør det lovligt.
   • Forsendelses- eller kørselsbaserede virksomheder kan også bruge trackere i køretøjer for at sikre, at chauffører forbliver på ruten. Dette er en almindelig praksis og er generelt acceptabelt.

Fællesskabs spørgsmål og svar

Jeg leder et team bestående af 4 medlemmer. Hvilket tidssporingsværktøj vil du anbefale?

Jeg vil gerne anbefale WebWork-tracker. Jeg bruger det til mit teamovervågningsbehov i allerede 7 måneder. Det er ret nemt at bruge og har mange nyttige funktioner som aktivitetsniveauer, skærmbilleder, rapporter, fakturaer og så videre. Endnu mere er det mere overkommeligt sammenlignet med andre apps.

Hvordan kan jeg lave daglige rapporter?

Du kan prøve en alt-i-en-software til overvågning og styring. Det samler hver medarbejders daglige arbejdsoversigt og eksporterer en daglig, ugentlig eller månedlig rapport, som du kan kontrollere eller downloade.

Virksomheden har udarbejdet en politik om, at hvert personale skal holde uret, når de går ud på marken eller ude af kontoret, og holder ur, når de kommer tilbage. Hvordan kan jeg håndtere dette problem, hvis personalet nægter at gøre dette?

Det er svært at tvinge dine medarbejdere til at gøre det, så hvorfor bruger du ikke en anden måde at nå dit mål på? Du kan prøve en overvågningssoftware. Det kan automatisk registrere computerens log-in og log-out tid, så det ville være uret og uret, du vil optage. Ellers kan du true dine medarbejdere med, at de ikke bliver betalt nøjagtigt, hvis de ikke bruger systemet nøjagtigt, men du skal være forudbetalt for at håndhæve dette. Sørg for, at du har det lovligt indsendt, og giv dine medarbejdere nok tid til at tilpasse sig.